Galatasaray Üniversitesi idari ve akademik personeli, Erasmus+ programı kapsamında programa katılan başka bir ülkedeki bir yükseköğretim kurumu ya da işletmede meslekî eğitim alma amacıyla hareketlilik faaliyeti gerçekleştirebilir.

Bu sayfayı sizlere Erasmus+ personel eğitim alma faaliyetinin tüm aşamalarında yardımcı olmak amacıyla hazırladık. Aşağıda bu aşamaların herbiriyle ilgili ayrıntılı bilgiler bulacaksınız. Sayfanın sonuna ise derleyici bir tablo ile başvuru takvimini ve gerekli belgeleri bulabileceğiniz bağlantıları koyduk.

Önce peronel eğitim alma faaliyetinin tanımıyla başlayalım…

Erasmus+ personel eğitim alma faaliyeti nedir?

Türkiye Ulusal Ajansı, personel eğitim alma faaliyetini “Türkiye’de ECHE sahibi bir yükseköğretim kurumunda istihdam edilmiş herhangi bir personelin, program ülkelerinden birinde eğitim almasına imkân sağlayan faaliyet alanı” olarak tanımlıyor. Bu kapsamda kişinin mevcut işi ile ilgili konularda sahip olduğu becerileri geliştirmek üzere “işbaşı eğitimleri”, “gözlem süreçleri” ve “personel haftaları” (staff week) gibi faaliyetlere katılması mümkün olabiliyor. Konferans katılımları ise faaliyet kapsamında desteklenmiyor.

Erasmus+ personel eğitim alma faaliyeti kapsamında hangi kurumlara gidilebilir?

Personel eğitim alma hareketliliği kapsamında, üniversitemizde istihdam edilmiş personel eğitim almak üzere üniversitemizin anlaşmalı olduğu bir yükseköğretim kurumuna ya da bir işletmeye gidebilir.

Eğitim almak üzere gidilecek işletme yurtdışında bir eğitim merkezi, araştırma merkezi, yükseköğretim kurumu ya da işletme tanımına uyan diğer bir kuruluş olabilir. Türkiye Ulusal Ajansı, uygun işletmeyi “büyüklükleri, yasal statüleri ve faaliyet gösterdikleri ekonomik sektör ne olursa olsun, özel veya kamuya ait her tür kurum/kuruluş ile sosyal ekonomi dâhil her tür ekonomik faaliyette bulunan girişim” olarak tanımlıyor.

Erasmus+ personel eğitim alma faaliyetine kimler katılabilir?

Üniversitemizde tam ya da yarı zamanlı olarak istihdam edilmiş ve fiilen görev yapmakta olan tüm idarî ve akademik personel eğitim alma hareketliliğinden yararlanabilir. Kadro şartı aranmaz, üniversitemiz ile arasında sözleşme olan personel de faaliyete katılabilir. Ancak, hizmet alımı yolu ile istihdam edilen personel ile üniversitemiz arasında doğrudan sözleşme bulunmadığından, bu kişiler faaliyetten yararlanamaz.

Hangi alanlarda ve ne kadar süreyle eğitim alınabilir?

Alınacak eğitimin personelin mevcut işi ile ilgili alanlarda bilgi ve becerilerini geliştirmesine olanak sağlayacak şekilde seçilmesi gerekiyor.

Personel eğitim alma hareketliliği için faaliyet süresi seyahat hariç en az 2 iş günü, en fazla 2 ay olarak belirlenmiş olsa da, sınırlı miktarda hibeden olabildiğince çok sayıda personelimizi yararlandırabilmek amacıyla, üniversitemiz gerekli görülmedikçe hareketlilik sürelerinin en fazla 5 iş günü ile sınırlı tutulmasını tercih ediyor.

Son olarak, personel eğitim alma hareketliliğinin tam zamanlı bir faaliyet olduğunu hatırlatalım. Ancak tam gün eğitim alınan süreler için hibe ödemesi yapılabiliyor. Bu nedenle, eğitim alma programının gün bazında tasarlanması ve Personel Eğitim Alma Anlaşmasında belirtilmesi gerekiyor.

(Ayrıntılı bilgi için, Erasmus+ Yükseköğretimde Öğrenci ve Personel Hareketliliği Yükseköğretim Kurumları İçin El Kitabı’na bakabilirsiniz.)

Üniversitemizde personel eğitim alma hareketliliği için başvuru çağrıları 3 aylık dönemler için Ocak, Nisan, Temmuz ve Ekim aylarının sonunda yapılır. Çağrılar internet sitesinde ve üniversitemizin çeşitli ilan panolarında, ayrıca kurumsal e-posta adreslerine gönderilen e-postalar aracılığıyla duyurulur. Erasmus Ofisi personel eğitim alma hareketliliğini tanıtmak için yılda bir kez, Ocak ayı başında bilgilendirme toplantısı düzenler.

İlanlar en az 20 gün süreyle askıda tutulur ve personele başvuruda bulunması için bu sürenin sonuna kadar zaman tanınır. Son başvuru tarihini izleyen 15 gün içinde değerlendirme ve eşleştirme yapılır

Erasmus+ personel eğitim alma hareketliliği başvuruları yalnızca Erasmus Ofisine yapılır.

Başvuru koşulları

Erasmus+ personel eğitim alma hareketliliğinden yararlanmak üzere başvuruda bulunmak için Üniversitemizde tam ya da yarı zamanlı olarak istihdam edilmiş ve fiilen görev yapmakta olan idarî ya da akademik personel olmak yeterlidir.

Başvuru dosyası

Erasmus+ personel eğitim alma hareketliliği başvuru dosyaları Erasmus Ofisine en geç ilanlarda belirtilen son teslim tarihinde ulaştırılmalıdır. İçinde bulunduğumuz yılın başvuru takvimi için bu bilgilendirme sayfasının en altında yer alan tabloya bakabilirsiniz.

Başvuru dosyalarınızda bulunması gerekenler:

  • Başvuru formu
  • Varsa yabancı dil seviyenizi gösteren bir başarı belgesi
    (Yabancı dil belgesi bulunmayan ve seviye tespit sınavına girmeyi arzu eden personelimiz için Yabancı Diller bölümümüz tarafından sınav düzenlenecektir.)

Başvuru formlarınızı elektronik ortamda doldurmanızı ve son halini verdikten sonra temiz bir çıktı almanızı tavsiye ederiz.

Gideceği kurumu kesinleştirmiş olan personelin başvuru formunda belirtmesi gerekir. Hareketlilik gerçekleştirmek üzere kurum bulamayan personele Erasmus Ofisi yardımcı olacaktır.

Ofisimizin başvuru aşamasında ve hareketliliğinizin planlanmasında size daha iyi yardımcı olabilmesi için, başvuru süresi sona ermeden önce kurum koordinatörümüzden e-posta yoluyla randevu almanızı tavsiye ederiz.

Başvuruların değerlendirilmesi, Üniversitemiz Senatosu tarafından tespit edilen ve Rektörlüğümüz tarafından resmi görevlendirme ile görevlendirilen bir komisyon tarafından yapılır. Başvuruyu değerlendiren kişilerin hiçbirinin başvuru sahibiyle kişisel bağlantısı ya da çıkar ilişkisi olmamasına, ayrıca değerlendirme sürecinin şeffaflık ve hakkaniyetli olma ilkelerine uygun şekilde yürütülmesine dikkat edilir.

Senato kararı ile kayıt altına alınan değerlendirme sürecinde kullanılacak kriterler aşağıdaki gibidir:

Personel Eğitim Alma Hareketliliği – Staff Mobility for Staff Training (STT) Değerlendirme Kriterleri

 

Başvurusu asgarî şartları 1 karşılayan tüm idarî personel

+30 puan

 

 Galatasaray Üniversitesi Yabancı Diller Bölümü tarafından düzenlenecek en az A2 seviyesinde yabancı dil sınavından alınan not 2 :

50-59

+1 puan

 

60-69

+2 puan

 

70-79

+3 puan

 

80-89

+4 puan

 

90 ve üzeri

+5 puan

 

Daha önce Erasmus programından yararlanmamış olmak

+5 puan

 

 Daha önce Erasmus programından yararlanmış olmak:

Bir yıl önce

-5 puan

 

İki yıl önce

-3 puan

 

Üç yıl önce

-1 puan

 

Bir önceki yıl gitmeye hak kazandığı halde, mücbir sebepler dışında gerekçe göstermeksizin vazgeçmek

-10 puan

 

Çalıştığı idari birimde Erasmus programı ile ilişkili görevler yürütüyor olmak

+5 puan

 

Daha önce personel hareketliliği gerçekleştirilmeyen bir ülke ya da üniversiteye başvurmak

+5 puan

 

İdari personel kadrosunda görev yapmak

+5 puan

 

Araştırma görevlisi ya da okutman olmak

+2 puan

 

Engelli personel

+10 puan

 

1 Üniversitemizde tam/yarı zamanlı olarak istihdam edilmiş ve fiilen görev yapmakta olan personel olmak (kadro şartı aranmaz, üniversitemizle arasında sözleşme bulunan tüm personel faaliyetten yararlanabilir).
2 A2 üzeri seviyelerde, KPDS/YDS/ÜDS ya da yabancı merkezler tarafından düzenlenen ve eşdeğerliği kabul edilen sınav belgesi getiren personele +5 puan verilecektir.
Komisyon değerlendirmesini yaparken aşağıdaki hususlara ayrıca dikkat eder:
  • Eğitim alınacak konunun personelin uzmanlık alanı olması,
  • Bölümler ve fakülteler arasında ilişkilerin artırılmasına, yeni işbirlikleri ve projelere zemin hazırlayan personel olması,
  • Üniversitemize tahsis edilen hibe ve kontenjan durumu
Puanların eşitliği durumunda:
  • Daha önce Erasmus personel hareketliliğinden hiç faydalanmamış personel,
  • Son iki Akademik Yıl içerisinde bölümünde personel hareketliliği toplamı bakımından daha az hareketlilik gerçekleşen personel,
  • Galatasaray Üniversitesi’nde hizmet süresi daha uzun olan personel üst sırada yer alır.

Değerlendirme sonuçları şeffaflık ilkesine uygun olarak, değerlendirmeye tabi tutulan alanlardan alınan puanlar ile birlikte, asil ve yedek listeler halinde, son başvuru tarihinden itibaren en geç 15 gün içinde ilan edilir.

Bu aşamada Erasmus Ofisi ile birlikte ya da kendi çabalarınızla gerçekleştirmeniz gereken bir dizi işlem bulunmaktadır. Bu işlemlerin özenle ve doğru şekilde yapılması Erasmus+ personel eğitim alma hareketliliğinizin en iyi şekilde gerçekleşmesi açısından son derece önemlidir. Şimdi takvim zorunluluklarını da dikkate alarak sırasıyla bu işlemlerin neler olduğuna bakalım :

Erasmus+ personel eğitim alma hareketliliği dosyasının hazırlanması

Erasmus+ personel eğitim alma hareketliliği dosyasında, hareketliliğiniz başlamadan önce hazırlamanız gereken iki belge bulunmaktadır. Bu belgelerin hareketlilik başlamadan önce hazırlanması, hareketliliğinizin onaylanması ve hibe ödemelerinin “olmazsa olmaz” koşullarından biridir.

EĞİTİM ALMA FAALİYETİ İÇİN PERSONEL HAREKETLİLİĞİ ANLAŞMASI :

Bu belgeye Eğitim Alma Hareketliliği mönüsünden Belgeler ve formlar bağlantısına giderek ulaşabilirsiniz (GSÜ - Erasmus+ Personel Hareketliliği Anlaşması---Eğitim Alma).

Personel Eğitim Alma Anlaşması’nda, gerçekleştireceğiniz hareketliliğin genel olarak hangi amaçlara hizmet edeceği, üniversitemizim modernleşme ve uluslararasılaşma stratejilerine nasıl katkıda bulunacağı, kazanacağınız bilgi ve becerilerin profesyonel gelişiminize nasıl etki edeceği belirtilmeli, ayrıca hareketlilik esnasında gerçekleştirmeyi planladığınız faaliyetler ayrıntılarıyla gün bazında açıklanmalıdır.

Bu belgeyi hazırlarken Erasmus ofisinden yardım talep edebilirsiniz.

PERSONEL İLE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMU ARASINDA İMZALANAN HİBE SÖZLEŞMESİ:

Bu belge hibenizin ödenmesi için Galatasaray Üniversitesi ile imzalamanız gereken sözleşmedir. Sözleşmeyi doldurmadan önce, Ziraat Bankası Ortaköy Şubesi’nde kendi adınıza bir Avro hesabı açmalısınız. Daha sonra banka bilgilerinizle birlikte Erasmus Ofisi’ne gelmeli ve hareketliliğiniz başlamadan önce Erasmus Ofisi ile birlikte sözleşmeyi doldurup imzalamalısınız. Bu olmadan hibe ödemesinin gerçekleştirilmesi mümkün değildir, unutmayın !

Bu iki belge dışında, Erasmus hareketliliğinizin geçerli sayılması için yanınızda götürmeniz gereken üçüncü bir belge daha var:

KATILIM SERTİFİKASI

Katılım Sertifikası hareketliliğinizi gerçekleştirdiğiniz kurumun ilgili birimi tarafından hareketliliğin bitiminde doldurulmalı, imzalanmalı ve damgalanmalıdır. Belgenin orijinalini yanınızda getirmeli ve Galatasaray Üniversitesi Erasmus Ofisi’ndeki dosyanıza eklenmek üzere teslim etmelisiniz. Bu belge eksik olduğu takdirde, Erasmus hareketliliğiniz geçersiz sayılacaktır. Katılım sertifikasını da Personel Eğitim Alma Hareketliliği mönüsünden Belgeler ve formlar bağlantısına giderek indirebilirsiniz.

Personel hareketliliğinizi gerçekleştirmek için Erasmus hibesinden yararlanabilirsiniz. Ancak, unutmayın : Personele verilen hibe katkı niteliğinde olup, yurtdışında geçirilen döneme ilişkin masrafların tamamını karşılamaya yönelik değildir.

Gidilen Ülkelere Göre Günlük Hibe Miktarları

Personel hareketliliğinden faydalanacak personele verilecek olan gündelik miktarı gidilen ülke ile birlikte gidilen süreye göre aşağıdaki tabloda belirtilen tutarlar dikkate alınarak hesaplanır.

Hayat pahalılığına göre ülke grupları

Hareketlilikte Misafir Olunan Ülkeler

Günlük hibe miktarları (Avro)

1. Grup Program Ülkeleri

Birleşik Krallık, Danimarka, Hollanda, İrlanda, İsveç,

144

2. Grup Program Ülkeleri

Avusturya, Belçika, Bulgaristan, Çek Cumhuriyeti, Finlandiya, Fransa, İtalya, İzlanda, Kıbrıs Rum Kesimi, Lihtenştayn, Lüksemburg, Macaristan, Norveç, Polonya, Romanya, Türkiye*, Yunanistan

126

3. Grup Program Ülkeleri

Almanya, İspanya, Letonya, Makedonya, Malta, Portekiz, Slovak Cumhuriyeti

108

4. Grup Program Ülkeleri

Estonya, Hırvatistan, Litvanya, Slovenya

90

14 günden daha uzun süren personel hareketliliği faaliyetlerinde, 15. ve sonrası günler için yukarıda verilen günlük hibe miktarının %70’i gündelik olarak esas alınır.

Herhangi bir faaliyet içermeyen ya da gerçekleştirilen faaliyetin türüne uygun faaliyet yapıldığı belgelenemeyen günler için hibe ödemesi yapılmaz.

Faaliyet süreleri ve hibeleri, faaliyet başlamadan önce tahminî olarak hesaplanır. Faaliyet sona erdikten sonra gerçekleşen kesin süreler ve hibeler tekrar hesaplanır. Personelin faaliyet süreleri kısmen veya tamamen hibelendirilir veya faaliyet tamamen hibesiz yani “sıfır hibeli” olarak gerçekleştirilebilir.

Hareketliliğiniz başlamadan önce tahminî hibe hesabı üzerinden %70 oranında avans talep edebilirsiniz.

Seyahat Gideri Hesaplamaları

Personel hareketliliği faaliyetinden faydalanan personele ödenecek seyahat gideri miktarı “Mesafe Hesaplayıcı” kullanılarak hesap edilir. Mesafe hesaplayıcısına Personel Eğitim Alma Hareketliliği mönüsünden ulaşılabilirsiniz.

Seyahat destek hibenizi öğrenmek için, mesafe hesaplayıcısı aracılığı yerleşik olduğunuz yerden, faaliyet yerine kadar olan 2 nokta arasının km değerini tespit etmeli ve aşağıdaki tablo ile karşılaştırmalısınız. Mesafe hesaplayıcıda çıkan kilometrenin aşağıdaki tablodaki hibe karşılığı gidiş-dönüş rakamı olup, söz konusu miktar ikiyle çarpılmaz. Aktarmalı olarak seyahat etmeniz, yukarıda belirtilen mesafe hesaplaması ile varılan mesafeyi etkilemez.

Elde edilen “km” değeri

Hibe miktarı

100-499 km arası

180 €

500-1999 km arası

275 €

2000-2999 km arası

360 €

3000-3999 km arası

530 €

4000-7999 km arası

820 €

8000 km ve üzeri

1.100 €

Hareketliliğinizin bitiminden itibaren en geç 30 gün içinde belgelerinizi Erasmus Ofisine teslim etmediğiniz takdirde, toplam hibeniz üzerinden %20 oranında kesinti yapılır.

AB Komisyonu ve Türkiye Ulusal Ajansı’nın belirlediği ulusal öncelikler gereği, daha çok personelin faaliyetlerden faydalanabilmesi için, bir personelin aynı sözleşme dönemi içerisinde, bir kez personel ders verme, bir kez personel eğitim alma hareketliliğinden faydalanması öngörülmüştür. Ancak değişim potansiyelini değerlendirecek başvuru olmaması durumunda aynı personelin, aynı sözleşme dönemi içerisinde birden fazla kez aynı personel hareketliliği faaliyetine katılması mümkün olabilir.


Dosyalarınızı hazırladınız, eğitim alma programınızı belirlediniz, görevlendirme işlemlerinizi tamamladınız, (gerekiyorsa) vizenizi ve uçak biletinizi aldınız… Öyleyse, iyi yolculuklar !

Erasmus maceranızın sonuna yaklaşıyorsunuz. Sizi misafir eden kurumun ilgili birimine çalışma gün ve saatleri içinde uğrayıp Katılım sertifikanızı imzalatmayı unutmayın! Bu belge dosyanıza girmeden hareketliliğiniz geçerlilik kazanmaz.

Görev yerinize dönüp birikmiş işlerinizle ilgilanmeye başlayacaksınız, ama fazla zaman geçirmeden Erasmus Ofisine de uğramayı unutmayın. (Bizi de özlediniz, biliyoruz!) Gelirken yanınızda hareketlilik belgelerinizi getirmelisiniz :

  • Katılım sertifikası
  • Eğitim Alma Anlaşması
  • Seyahat edilen tarihleri gösteren belgeler (uçuş kartları, otobüs/tren biletleri, pasaport giriş-çıkışları...)

Yapılacak son bir iş kaldı: PERSONNEL ANKETİ. Eğitim alma hareketliliğinden yararlanan personelin “Hareketlilik Aracı” kullanılarak çevirim içi AB anketini (EU Survey) doldurmaları istenir. Erasmus Ofisimiz bu konuda da talep etmeniz halinde size memnuniyetle yardımcı olacaktır. Bu işlem de tamamlandıktan sonra, kalan hibeniz hesaplanacak, ödeme yapılacak.

İşte bu kadar!

2017-2018 ERASMUS+ PERSONEL EĞİTİM ALMA HAREKETLİLİĞİ TAKVİMİ

Ne?

Ne zaman?

Nereye?

Nasıl?

1. Çağrı

25 Ocak 2017

 

Üniversitenin ilan panolarında, internet sitesinde ve kurumsal e-posta yolu ile duyuru yapılır.

Son başvuru tarihi

15 Şubat 2017

Erasmus Ofisi

Dosya ile :

- Başvuru formu

- Yabancı dil belgesi (varsa)

Değerlendirme sonuçlarının ilanı

24 Şubat 2017

 

İnternet sitesinde ve kurumsal e-posta yolu ile duyurulur.

Hareketlilik belgelerinin düzenlenmesi

Hareketlilik başlamadan önce

Erasmus Ofisi

Erasmus hareketlilik belgeleri ile

2. Çağrı

25 Nisan 2017

 

Üniversitenin ilan panolarında, internet sitesinde ve kurumsal e-posta yolu ile duyuru yapılır.

Son başvuru tarihi

15 Mayıs 2017

Erasmus Ofisi

Dosya ile :

- Başvuru formu

- Yabancı dil belgesi (varsa)

Değerlendirme sonuçlarının ilanı

24 Mayıs 2017

 

İnternet sitesinde ve kurumsal e-posta yolu ile duyurulur.

Hareketlilik belgelerinin düzenlenmesi

Hareketlilik başlamadan önce

Erasmus Ofisi

Erasmus hareketlilik belgeleri ile

3. Çağrı

25 Temmuz 2017

 

Üniversitenin ilan panolarında, internet sitesinde ve kurumsal e-posta yolu ile duyuru yapılır.

Son başvuru tarihi

15 Ağustos 2017

Erasmus Ofisi

Dosya ile :

- Başvuru formu

- Yabancı dil belgesi (varsa)

Değerlendirme sonuçlarının ilanı

24 Ağustos 2017

 

İnternet sitesinde ve kurumsal e-posta yolu ile duyurulur.

Hareketlilik belgelerinin düzenlenmesi

Hareketlilik başlamadan önce

Erasmus Ofisi

Erasmus hareketlilik belgeleri ile

4. Çağrı

25 Ekim 2017

 

Üniversitenin ilan panolarında, internet sitesinde ve mail ile duyuru yapılır.

Son başvuru tarihi

15 Kasım 2017

Erasmus Ofisi

Dosya ile :

- Başvuru formu

- Yabancı dil belgesi (varsa)

Değerlendirme sonuçlarının ilanı

24 Kasım 2017

 

İnternet sitesinde ve kurumsal e-posta yolu ile duyurulur.

Hareketlilik belgelerinin düzenlenmesi

Hareketlilik başlamadan önce

Erasmus Ofisi

Erasmus hareketlilik belgeleri ile