Galatasaray Üniversitesi

Galatasaray Üniversitesi idari ve akademik personeli, Erasmus+ programı kapsamında programa katılan başka bir ülkedeki bir yükseköğretim kurumu ya da işletmede meslekî eğitim alma amacıyla hareketlilik faaliyeti gerçekleştirebilir.

Bu sayfayı sizlere Erasmus+ personel eğitim alma faaliyetinin tüm aşamalarında yardımcı olmak amacıyla hazırladık. Aşağıda bu aşamaların herbiriyle ilgili ayrıntılı bilgiler bulacaksınız. Sayfanın sonuna ise derleyici bir tablo ile başvuru takvimini ve gerekli belgeleri bulabileceğiniz bağlantıları koyduk.

ENGELLİ YA DA ÖZEL İHTİYAÇ SAHİBİ ÖĞRENCİLER VE ÜNİVERSİTE PERSONELİ İÇİN İLAVE HİBELER

Erasmus+ Programı, özel ihtiyaç sahibi kesimin programa katılımını teşvik etmektedir.

Özel ihtiyacı olan kişi, ek finansal destek olmadığı takdirde kişisel fiziksel durumu, zihinsel durumu veya sağlık durumu, projeye/hareketlilik faaliyetine katılmasına izin vermeyen potansiyel katılımcıdır.

Özel ihtiyaç desteğine gereksinim duyan öğrenci ve personele yönelik ek hibe, vb. olanakları öğrenmek üzere üniversitemizin Erasmus Ofisine başvurabilir, erasmus@gsu.edu.tr adresine yazabilirsiniz.

Ayrıntılı bilgi için tıklayınız.

Önce personel eğitim alma faaliyetinin tanımıyla başlayalım…

Erasmus+ personel eğitim alma faaliyeti nedir?

Türkiye Ulusal Ajansı, personel eğitim alma faaliyetini “Türkiye’de ECHE sahibi bir yükseköğretim kurumunda istihdam edilmiş herhangi bir personelin, program ülkelerinden birinde eğitim almasına imkân sağlayan faaliyet alanı” olarak tanımlıyor. Bu kapsamda kişinin mevcut işi ile ilgili konularda sahip olduğu becerileri geliştirmek üzere “işbaşı eğitimleri”, “gözlem süreçleri” ve “personel haftaları” (staff week) gibi faaliyetlere katılması mümkün olabiliyor. Konferans katılımları ise faaliyet kapsamında desteklenmiyor.

Erasmus+ personel eğitim alma faaliyeti kapsamında hangi kurumlara gidilebilir?

Personel eğitim alma hareketliliği kapsamında, üniversitemizde istihdam edilmiş personel eğitim almak üzere üniversitemizin anlaşmalı olduğu bir yükseköğretim kurumuna ya da bir işletmeye gidebilir.

Eğitim almak üzere gidilecek işletme yurtdışında bir eğitim merkezi, araştırma merkezi, yükseköğretim kurumu ya da işletme tanımına uyan diğer bir kuruluş olabilir. Türkiye Ulusal Ajansı, uygun işletmeyi “büyüklükleri, yasal statüleri ve faaliyet gösterdikleri ekonomik sektör ne olursa olsun, özel veya kamuya ait her tür kurum/kuruluş ile sosyal ekonomi dâhil her tür ekonomik faaliyette bulunan girişim” olarak tanımlıyor.

Erasmus+ personel eğitim alma faaliyetine kimler katılabilir?

Üniversitemizde tam ya da yarı zamanlı olarak istihdam edilmiş ve fiilen görev yapmakta olan tüm idarî ve akademik personel eğitim alma hareketliliğinden yararlanabilir. Kadro şartı aranmaz, üniversitemiz ile arasında sözleşme olan personel de faaliyete katılabilir. Ancak, hizmet alımı yolu ile istihdam edilen personel ile üniversitemiz arasında doğrudan sözleşme bulunmadığından, bu kişiler faaliyetten yararlanamaz.

Hangi alanlarda ve ne kadar süreyle eğitim alınabilir?

Alınacak eğitimin personelin mevcut işi ile ilgili alanlarda bilgi ve becerilerini geliştirmesine olanak sağlayacak şekilde seçilmesi gerekiyor.

Personel eğitim alma hareketliliği için faaliyet süresi seyahat hariç en az 2 iş günü, en fazla 2 ay olarak belirlenmiş olsa da, sınırlı miktarda hibeden olabildiğince çok sayıda personelimizi yararlandırabilmek amacıyla, üniversitemiz gerekli görülmedikçe hareketlilik sürelerinin en fazla 5 iş günü ile sınırlı tutulmasını tercih ediyor.

Son olarak, personel eğitim alma hareketliliğinin tam zamanlı bir faaliyet olduğunu hatırlatalım. Ancak tam gün eğitim alınan süreler için hibe ödemesi yapılabiliyor. Bu nedenle, eğitim alma programının gün bazında tasarlanması ve Personel Eğitim Alma Anlaşmasında belirtilmesi gerekiyor.

(Ayrıntılı bilgi için, Erasmus+ Yükseköğretimde Öğrenci ve Personel Hareketliliği Yükseköğretim Kurumları İçin El Kitabı’na bakabilirsiniz.)

1. AŞAMA: BAŞVURU SÜRECİ

Üniversitemizde personel ders verme ve eğitim alma hareketliliği başvuruları için Ocak, Nisan, Temmuz ve Ekim aylarının sonunda çağrı yapılır. Çağrılar internet sitesinde ve üniversitemizin çeşitli ilan panolarında, ayrıca kurumsal e-posta adreslerine gönderilen e-postalar aracılığıyla duyurulur. Erasmus Ofisi personel ders verme ve eğitim alma hareketliliğini tanıtmak için yılda bir kez, Ocak ayı başında bilgilendirme toplantısı düzenler.

Bir çağrı döneminde üniversitemize tahsis edilen hibenin tamamının kullanılması halinde, bir sonraki çağrı yalnızca hibesiz (0 hibeli) hareketlilikler için yapılır. Hibeli hareketlilik kontenjan durumu çağrı metninde ilan edilir.

İlanlar en az 20 gün süreyle askıda tutulur ve personele başvuruda bulunması için bu sürenin sonuna kadar zaman tanınır. Son başvuru tarihini izleyen 15 gün içinde değerlendirme ve eşleştirme yapılır

Erasmus+ personel eğitim alma hareketliliği başvuruları yalnızca Erasmus Ofisine yapılır.

Başvuru koşulları

Erasmus+ personel eğitim alma hareketliliğinden yararlanmak üzere başvuruda bulunmak için Üniversitemizde tam ya da yarı zamanlı olarak istihdam edilmiş ve fiilen görev yapmakta olan idarî ya da akademik personel olmak yeterlidir.

Başvuru dosyası

Erasmus+ personel eğitim alma hareketliliği başvuru dosyaları Erasmus Ofisine en geç ilanlarda belirtilen son teslim tarihinde ulaştırılmalıdır. İçinde bulunduğumuz yılın başvuru takvimi için bu bilgilendirme sayfasının en altında yer alan tabloya bakabilirsiniz.

Başvuru dosyalarınızda bulunması gerekenler:

• Başvuru formu
• Varsa yabancı dil seviyenizi gösteren bir başarı belgesi
  (Yabancı dil belgesi bulunmayan ve seviye tespit sınavına girmeyi arzu eden personelimiz için Yabancı Diller bölümümüz tarafından sınav düzenlenecektir.)

Başvuru formlarınızı elektronik ortamda doldurmanızı ve son halini verdikten sonra temiz bir çıktı almanızı tavsiye ederiz.

Gideceği kurumu kesinleştirmiş olan personelin başvuru formunda belirtmesi gerekir. Hareketlilik gerçekleştirmek üzere kurum bulamayan personele Erasmus Ofisi yardımcı olacaktır.

Ofisimizin başvuru aşamasında ve hareketliliğinizin planlanmasında size daha iyi yardımcı olabilmesi için, başvuru süresi sona ermeden önce kurum koordinatörümüzden e-posta yoluyla randevu almanızı tavsiye ederiz.

2. AŞAMA: DEĞERLENDİRME VE EŞLEŞTİRME SÜRECİ

Başvuruların değerlendirilmesi, Üniversitemiz Senatosu tarafından tespit edilen ve Rektörlüğümüz tarafından resmi görevlendirme ile görevlendirilen bir komisyon tarafından yapılır. Başvuruyu değerlendiren kişilerin hiçbirinin başvuru sahibiyle kişisel bağlantısı ya da çıkar ilişkisi olmamasına, ayrıca değerlendirme sürecinin şeffaflık ve hakkaniyetli olma ilkelerine uygun şekilde yürütülmesine dikkat edilir.

Senato kararı ile kayıt altına alınan değerlendirme sürecinde kullanılacak kriterler aşağıdaki gibidir:

Komisyon değerlendirmesini yaparken aşağıdaki hususlara ayrıca dikkat eder:

• Eğitim alınacak konunun personelin uzmanlık alanı olması,
• Bölümler ve fakülteler arasında ilişkilerin artırılmasına, yeni işbirlikleri ve projelere zemin hazırlayan personel olması,
• Üniversitemize tahsis edilen hibe ve kontenjan durumu

Puanların eşitliği durumunda:

• Daha önce Erasmus personel hareketliliğinden hiç faydalanmamış personel,
• Son iki Akademik Yıl içerisinde bölümünde personel hareketliliği toplamı bakımından daha az hareketlilik gerçekleşen personel,
• Galatasaray Üniversitesi’nde hizmet süresi daha uzun olan personel üst sırada yer alır.

Değerlendirme sonuçları şeffaflık ilkesine uygun olarak, değerlendirmeye tabi tutulan alanlardan alınan puanlar ile birlikte, asil ve yedek listeler halinde, son başvuru tarihinden itibaren en geç 15 gün içinde ilan edilir.

3.AŞAMA : HAREKETLİLİĞİNİN HAZIRLANMASI

Bu aşamada Erasmus Ofisi ile birlikte ya da kendi çabalarınızla gerçekleştirmeniz gereken bir dizi işlem bulunmaktadır. Bu işlemlerin özenle ve doğru şekilde yapılması Erasmus+ personel eğitim alma hareketliliğinizin en iyi şekilde gerçekleşmesi açısından son derece önemlidir. Şimdi takvim zorunluluklarını da dikkate alarak sırasıyla bu işlemlerin neler olduğuna bakalım :

Erasmus+ personel eğitim alma hareketliliği dosyasının hazırlanması

Erasmus+ personel eğitim alma hareketliliği dosyasında, hareketliliğiniz başlamadan önce hazırlamanız gereken iki belge bulunmaktadır. Bu belgelerin hareketlilik başlamadan önce hazırlanması, hareketliliğinizin onaylanması ve hibe ödemelerinin “olmazsa olmaz” koşullarından biridir.

EĞİTİM ALMA FAALİYETİ İÇİN PERSONEL HAREKETLİLİĞİ ANLAŞMASI :

Bu belgeye Eğitim Alma Hareketliliği mönüsünden Belgeler ve formlar bağlantısına giderek ulaşabilirsiniz (GSÜ - Erasmus+ Personel Hareketliliği Anlaşması---Eğitim Alma).

Personel Eğitim Alma Anlaşması’nda, gerçekleştireceğiniz hareketliliğin genel olarak hangi amaçlara hizmet edeceği, üniversitemizim modernleşme ve uluslararasılaşma stratejilerine nasıl katkıda bulunacağı, kazanacağınız bilgi ve becerilerin profesyonel gelişiminize nasıl etki edeceği belirtilmeli, ayrıca hareketlilik esnasında gerçekleştirmeyi planladığınız faaliyetler ayrıntılarıyla gün bazında açıklanmalıdır.

Bu belgeyi hazırlarken Erasmus ofisinden yardım talep edebilirsiniz.

PERSONEL İLE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMU ARASINDA İMZALANAN HİBE SÖZLEŞMESİ:

Bu belge hibenizin ödenmesi için Galatasaray Üniversitesi ile imzalamanız gereken sözleşmedir. Sözleşmeyi doldurmadan önce, Ziraat Bankası Ortaköy Şubesi’nde kendi adınıza bir Avro hesabı açmalısınız. Daha sonra banka bilgilerinizle birlikte Erasmus Ofisi’ne gelmeli ve hareketliliğiniz başlamadan önce Erasmus Ofisi ile birlikte sözleşmeyi doldurup imzalamalısınız. Bu olmadan hibe ödemesinin gerçekleştirilmesi mümkün değildir, unutmayın !

Bu iki belge dışında, Erasmus hareketliliğinizin geçerli sayılması için yanınızda götürmeniz gereken üçüncü bir belge daha var:

KATILIM SERTİFİKASI

Katılım Sertifikası hareketliliğinizi gerçekleştirdiğiniz kurumun ilgili birimi tarafından hareketliliğin bitiminde doldurulmalı, imzalanmalı ve damgalanmalıdır. Belgenin orijinalini yanınızda getirmeli ve Galatasaray Üniversitesi Erasmus Ofisi’ndeki dosyanıza eklenmek üzere teslim etmelisiniz. Bu belge eksik olduğu takdirde, Erasmus hareketliliğiniz geçersiz sayılacaktır. Katılım sertifikasını da Personel Eğitim Alma Hareketliliği mönüsünden Belgeler ve formlar bağlantısına giderek indirebilirsiniz.

4. AŞAMA: HİBE ÖDEMELERİ VE HAREKETLİLİĞİN GERÇEKLEŞTİRİLMESİ

Personel hareketliliğinizi gerçekleştirmek için Erasmus hibesinden yararlanabilirsiniz. Ancak, unutmayın : Personele verilen hibe katkı niteliğinde olup, yurtdışında geçirilen döneme ilişkin masrafların tamamını karşılamaya yönelik değildir.

Gidilen Ülkelere Göre Günlük Hibe Miktarları

Personel hareketliliğinden faydalanacak personele verilecek olan gündelik miktarı gidilen ülke ile birlikte gidilen süreye göre aşağıdaki tabloda belirtilen tutarlar dikkate alınarak hesaplanır.

14 günden daha uzun süren personel hareketliliği faaliyetlerinde, 15. ve sonrası günler için yukarıda verilen günlük hibe miktarının %70’i gündelik olarak esas alınır.

Herhangi bir faaliyet içermeyen ya da gerçekleştirilen faaliyetin türüne uygun faaliyet yapıldığı belgelenemeyen günler için hibe ödemesi yapılmaz.

Faaliyet süreleri ve hibeleri, faaliyet başlamadan önce tahminî olarak hesaplanır. Faaliyet sona erdikten sonra gerçekleşen kesin süreler ve hibeler tekrar hesaplanır. Personelin faaliyet süreleri kısmen veya tamamen hibelendirilir veya faaliyet tamamen hibesiz yani “sıfır hibeli” olarak gerçekleştirilebilir.

Hareketliliğiniz başlamadan önce tahminî hibe hesabı üzerinden %70 oranında avans talep edebilirsiniz.

Seyahat Gideri Hesaplamaları

Personel hareketliliği faaliyetinden faydalanan personele ödenecek seyahat gideri miktarı “Mesafe Hesaplayıcı” kullanılarak hesap edilir. Mesafe hesaplayıcısına Personel Eğitim Alma Hareketliliği mönüsünden ulaşılabilirsiniz.

Seyahat destek hibenizi öğrenmek için, mesafe hesaplayıcısı aracılığı yerleşik olduğunuz yerden, faaliyet yerine kadar olan 2 nokta arasının km değerini tespit etmeli ve aşağıdaki tablo ile karşılaştırmalısınız. Mesafe hesaplayıcıda çıkan kilometrenin aşağıdaki tablodaki hibe karşılığı gidiş-dönüş rakamı olup, söz konusu miktar ikiyle çarpılmaz. Aktarmalı olarak seyahat etmeniz, yukarıda belirtilen mesafe hesaplaması ile varılan mesafeyi etkilemez.

Hareketliliğinizin bitiminden itibaren en geç 30 gün içinde belgelerinizi Erasmus Ofisine teslim etmediğiniz takdirde, toplam hibeniz üzerinden %20 oranında kesinti yapılır.

AB Komisyonu ve Türkiye Ulusal Ajansı’nın belirlediği ulusal öncelikler gereği, daha çok personelin faaliyetlerden faydalanabilmesi için, bir personelin aynı sözleşme dönemi içerisinde, bir kez personel ders verme, bir kez personel eğitim alma hareketliliğinden faydalanması öngörülmüştür. Ancak değişim potansiyelini değerlendirecek başvuru olmaması durumunda aynı personelin, aynı sözleşme dönemi içerisinde birden fazla kez aynı personel hareketliliği faaliyetine katılması mümkün olabilir.

Dosyalarınızı hazırladınız, eğitim alma programınızı belirlediniz, görevlendirme işlemlerinizi tamamladınız, (gerekiyorsa) vizenizi ve uçak biletinizi aldınız… Öyleyse, iyi yolculuklar !

5. AŞAMA: ERASMUS HAREKETLİLİĞİNİN TAMAMLANMASI

Erasmus maceranızın sonuna yaklaşıyorsunuz. Sizi misafir eden kurumun ilgili birimine çalışma gün ve saatleri içinde uğrayıp Katılım sertifikanızı imzalatmayı unutmayın! Bu belge dosyanıza girmeden hareketliliğiniz geçerlilik kazanmaz.

Görev yerinize dönüp birikmiş işlerinizle ilgilanmeye başlayacaksınız, ama fazla zaman geçirmeden Erasmus Ofisine de uğramayı unutmayın. (Bizi de özlediniz, biliyoruz!) Gelirken yanınızda hareketlilik belgelerinizi getirmelisiniz :

• Katılım sertifikası
• Eğitim Alma Anlaşması
• Seyahat edilen tarihleri gösteren belgeler (uçuş kartları, otobüs/tren biletleri, pasaport giriş-çıkışları...)

Yapılacak son bir iş kaldı: PERSONNEL ANKETİ. Eğitim alma hareketliliğinden yararlanan personelin “Hareketlilik Aracı” kullanılarak çevirim içi AB anketini (EU Survey) doldurmaları istenir. Erasmus Ofisimiz bu konuda da talep etmeniz halinde size memnuniyetle yardımcı olacaktır. Bu işlem de tamamlandıktan sonra, kalan hibeniz hesaplanacak, ödeme yapılacak.

İşte bu kadar!