Galatasaray Üniversitesi

Galatasaray Üniversitesi öğrencileri, Erasmus+ programı kapsamında programa katılan başka bir ülkedeki bir işletme veya organizasyon bünyesinde meslekî eğitim alma veya çalışma deneyimi kazanma amacıyla staj faaliyeti gerçekleştirebilirler.

Bu sayfayı sizlere Erasmus+ staj faaliyetinin tüm aşamalarında yardımcı olmak amacıyla hazırladık. Aşağıda bu aşamaların herbiriyle ilgili ayrıntılı bilgiler bulacaksınız. Sayfanın sonuna ise derleyici bir tablo ile gerekli belgeleri bulabileceğiniz bağlantıları koyduk.

ENGELLİ YA DA ÖZEL İHTİYAÇ SAHİBİ ÖĞRENCİLER VE ÜNİVERSİTE PERSONELİ İÇİN İLAVE HİBELER

Erasmus+ Programı, özel ihtiyaç sahibi kesimin programa katılımını teşvik etmektedir.

Özel ihtiyacı olan kişi, ek finansal destek olmadığı takdirde kişisel fiziksel durumu, zihinsel durumu veya sağlık durumu, projeye/hareketlilik faaliyetine katılmasına izin vermeyen potansiyel katılımcıdır.

Özel ihtiyaç desteğine gereksinim duyan öğrenci ve personele yönelik ek hibe, vb. olanakları öğrenmek üzere üniversitemizin Erasmus Ofisine başvurabilir, erasmus@gsu.edu.tr adresine yazabilirsiniz.

Ayrıntılı bilgi için tıklayınız.

Önce staj faaliyetinin tanımıyla başlayalım…

Erasmus+ staj faaliyeti nedir?

Türkiye Ulusal Ajansı, staj faaliyetini “öğrencinin öğrencisi olduğu meslekî eğitim alanında uygulamalı iş deneyimi elde etmesi” olarak tanımlıyor. Buna göre, “öğrencilerin kendi bilimsel çalışmalarını tamamlamak veya desteklemek üzere yurtdışındaki laboratuvarlarda yaptıkları deneyler, laboratuvar çalışmaları veya bilimsel araştırmalar/projeler” staj faaliyeti olarak kabul edilmiyor. Ancak, bu tür faaliyetler “akademik çalışmalar kapsamında değil, ilgili sektörde ekonomik karşılığı olan mesleki faaliyetler olarak” gerçekleştirildikleri takdirde staj faaliyeti kapsamında değerlendiriliyor. Staj faaliyetinin öğrencinin diploma programı için zorunlu olması beklenmiyor. Ancak staj yapılacak ekonomik sektörün, öğrencinin mevcut mesleki eğitim programı ile ilgili bir sektör olması gerekiyor.

Staja ev sahipliği yapacak kuruluş, yasal statüsü ve faaliyet gösterdiği sektör ne olursa olsun, özel ya da kamuya ait her tür kurum/kuruluş, sosyal ekonomi dahil her tür ekonomik faaliyette bulunan işletmeler, eğitim merkezleri, araştırma merkezleri ve Erasmus+ Program Rehberinde işletme tanımına uyan diğer kuruluşlar olabilir. Avrupa Birliği kurumları ve AB ajansları ile AB programlarını yürüten Ulusal Ajans ve benzeri kuruluşlar staj faaliyeti için uygun değildir.

(Ayrıntılı bilgi için, Erasmus+ Yükseköğretimde Öğrenci ve Personel Hareketliliği Yükseköğretim Kurumları İçin El Kitabı’na bakabilirsiniz.)

Ne zaman ve ne kadar süreyle staj yapılır?

Öğrenim süresi içinde her sınıfta ve son sınıftaysanız mezun olduktan sonraki 12 ay içerisinde staj faaliyeti gerçekleştirebilirsiniz. Mezuniyet sonrası gerçekleştirilecek staj faaliyetinde, başvurunuzu mezun olmadan önce yapmış olmanız gerekir. Faaliyet süresi her bir öğrenim kademesi için ayrı ayrı geçerli olmak üzere 2 ile 12 ay arasındadır.

Bir öğrencinin aynı öğrenim kademesi içerisinde (lisans, yüksek lisans, doktora) gerçekleştireceği öğrenci hareketliliği süresi, hibe verilmese dahi, toplamda 12 ayı geçemez. Bu hareketliliğin bir kısmı eğitim, bir kısmı staj olabilir. Öğrenim hareketliliği gerçekleştirmiş bir öğrenci, ileriki dönemlerde ayrıca staj hareketliliği de gerçekleştirebilir. Ancak bu durumlarda hareketlilik asgari sınırına riayet edilmelidir.

1. AŞAMA: BAŞVURU SÜRECİ

Üniversitemizde staj hareketliliği için başvuru çağrıları 3 aylık dönemler için Aralık, Mart, Haziran ve Eylül ayları başında yapılır. Çağrılar internet sitesinde ve üniversitemizin çeşitli ilan panolarında duyurulur. Erasmus Ofisi staj hareketliliğini tanıtmak için Aralık ve Mart ayı başında bilgilendirme toplantıları düzenler. Bunun yanında, bölüm koordinatörleri ilgili öğrenci gruplarına e-posta ile duyuru yapabilirler ya da tanıtım toplantıları düzenleyebilirler. Bu kanallardan gerekli bilgiler size ulaşmadıysa, belirtilen tarihlerde kendi bölümünüzün giden öğrencilerden sorumlu Erasmus+ koordinatörüne başvurabilirsiniz.

Her Erasmus+ projesi, içinde bulunulan yıl 1 Haziran’da başlayıp bir sonraki yıl 30 Eylül’de tamamlanan 16 aylık bir dönemi kapsar. Bu nedenle, özellikle yaz stajı yapacak öğrenciler başvuru ilanı yayınlandıktan sonra içinde bulunulan yıl için veya bir sonraki yıl için başvuru yapabilirler.

Erasmus+ staj başvuruları hangi düzeyde olursa olsun (L – YL – D), yalnızca Erasmus Ofisine yapılır.

Başvuru koşulları

Başvuru koşullarını yerine getiren tüm öğrenciler Erasmus+ staj hareketliliği için başvuru yapabilirler. Bunun için, başvuru yaptığınız sırada geçerli transkriptinizde görünen genel not ortalamanız lisans için en az 2.20/4.00 ve yükseklisans için en az 2.50/4.00 olmalıdır. Bunun yanında, staj yapacağınız kurumun iletişim için tercih ettiği yabancı dilde sınava girmeniz ve söz konusu kurumun talep ettiği dil seviyesi koşuluna uygun başarı belgesine sahip olmanız gerekir. Fransızca için DELF B2 sınavına girmeniz tercih edilir. Herhangi bir yabancı dil başarı belgesi bulunmayan öğrenciler için, başvuru süreci tamamlandıktan sonra üniversitemiz Yabancı Diller Bölümü tarafından gerekli seviye sınavları düzenlenir. Bu konuda ayrıntılı bilgiyi Erasmus Ofisi’nden ya da bölümünüzün Erasmus+ koordinatörlerinden edinebilirsiniz.

DELF-DALF sınavları yılda iki kez, Kasım ve Şubat aylarında üniversitemizde de düzenlenmektedir. Başvuru tarihlerini kaçırmamaya dikkat edin ! Başvurular genellikle sınav tarihinden iki hafta önce kapanır ve bundan sonra kesinlikle hiçbir koşulda başvuru alınmaz. Başvuru tarihleri üniversitemizin çeşitli ilan panolarına asılarak duyurulur. Bu konuda ayrıntılı bilgiyi Espace francophone’dan edinebilirsiniz.

Başvuru dosyası

Erasmus+ staj hareketliliği başvuru dosyaları Erasmus Ofisine en geç ilanlarda belirtilen son teslim tarihinde ulaştırılmalıdır. İçinde bulunduğumuz yılın başvuru takvimi için bu bilgilendirme sayfasının en altında yer alan tabloya bakabilirsiniz.

Başvuru dosyalarınızda bulunması gerekenler:

• Güncel not ortalamanızı gösteren bir transkript
• Yabancı dil seviyenizi ve başarı notunuzu gösteren sınav belgesi
• Başvurmak istediğiniz işletmenin iletişim dilinde hazırlanmış bir CV
• Staj yapacağınız işletmeden kabul edildiğinize dair bir niyet mektubu
• Başvuru formu

Başvuru formlarınızı elektronik ortamda doldurmanızı ve son halini verdikten sonra temiz bir çıktı almanızı tavsiye ederiz. Teslim etmeden önce fotoğrafınızı yapıştırmayı unutmayın !

2. AŞAMA: SIRALAMA VE EŞLEŞTİRME SÜRECİ

Başvuru süreci tamamlandıktan sonra, Erasmus Ofisi Erasmus staj puanınızı hesaplayarak başvuruları sıralar.

Erasmus başarı notunun hesaplanmasına :

• Genel ağırlıklı not ortalaması : % 50
• Yazılı yabancı dil sınavı (ya da DELF) notu : % 50

oranında etki eder.

Aynı öğrenim kademesi içinde daha önce öğrenim veya staj hareketliliğinden yararlanmış öğrencilerin Erasmus başarı notundan daha önce yararlanılan her bir faaliyet için (öğrenim-staj ayrımı yapılmaksızın) 10’ar puan azaltma uygulanır.

Engelli öğrencilerin Erasmus başarı notuna (engelliliğin belgelenmesi kaydıyla) 10 puan eklenir.

Şehit ve Gazi çocuklarının Erasmus başarı notuna 10 puan eklenir.

Vatandaşı olunan ülkede hareketliliğe katılma durumunda Erasmus başarı notundan 10 puan çıkarılır.

Daha sonra başvurularınız Rektörlüğümüzce görevlendirilen bir komisyon tarafından değerlendirilir ve eşleştirme gerçekleştirilir. Eşleştirme listeleri kesinleştirildikten sonra bir tutanakla kayıt altına alınır ve Erasmus Ofisi tarafından ilan edilir.

Hibe dağıtımı da eşleştirme listesine göre yapılır. Türkiye Ulusal Ajansı üniversitemize ayrılan hibe miktarını ilan ettikten sonra, bölümler arasında eşitlik gözetecek şekilde, her bölüm için ilan edilen kontenjanlara ve başvuran öğrenci sayısına göre Erasmus Ofisi tarafından hibeler bölüştürülür. Staj başvurusu bulunmaya bölümlerin kontenjenları, bölümler arası eşitlik ve sıralama ilkeleri gözetilerek, diğer bölümlere aktarılır. Hibe alabilmeniz açısından elbette sıralamadaki yeriniz önemlidir, ancak nihai sonucu başvuran toplam öğrenci sayısı belirler.

Staj faaliyetleri için üniversitemiz tüm öğrencilere en fazla 3 aylık hibe ödemesi yapmaktadır.

Engelli öğrencilerimiz engellilik durumlarını belgeledikleri takdirde standart hibelerine ek olarak özel ihtiyaçlarına yardımcı olmak üzere ilave hibe talebinde bulunabilirler. Bu konuda ayrıntılı bilgi için Erasmus Ofisi’ne başvurabilirsiniz.

3.AŞAMA : ERASMUS HAREKETLİLİĞİNİN HAZIRLANMASI

Bu aşamada Erasmus bölüm koordinatörünüz ve Erasmus Ofisi ile birlikte ya da kendi çabalarınızla gerçekleştirmeniz gereken bir dizi işlem bulunmaktadır. Bu işlemlerin özenle ve doğru şekilde yapılması Erasmus staj hareketliliğinizin en iyi şekilde gerçekleşmesi açısından son derece önemlidir. Şimdi takvim zorunluluklarını da dikkate alarak sırasıyla bu işlemlerin neler olduğuna bakalım:

Erasmus staj hareketliliği dosyasının hazırlanması

Erasmus staj hareketliliği dosyasında, hareketliliğiniz başlamadan önce hazırlamanız gereken iki belge bulunmaktadır. Bu belgelerin hareketlilik başlamadan önce hazırlanması, hareketliliğinizin tanınması (recognition) ve hibe ödemelerinin “olmazsa olmaz” koşullarından biridir.

LEARNING AGREEMENT FOR TRAINEESHIPS (Staj Sözleşmesi): Bu belgeye staj hareketliliği mönüsünden Belgeler ve formlar bağlantısına giderek ulaşabilirsiniz. (GSÜ - Erasmus+ Learning Agreement for Traineeships).

Staj sözleşmesi, staj hareketliliğini gerçekleştireceğiniz kurumda üstleneceğiniz görevin, ayrıntılı staj programınızın, kazanacağınız bilgi ve becerilerin, stajınızın monitörlüğünün ve değerlendirmesinin nasıl yapılacağının belirtildiği ve staj hareketliliğinizin tanınmasını (recognition) sağlayan bir belgedir.

Bu belgeyi hazırlarken en büyük yardımı sizi stajyer olarak kabul eden kurumdan alacaksınız, ama belgeye son şeklini vermeden önce mutlaka bölüm Erasmus koordinatörünüz ve (stajınız zorunlu ise) bölümünüzdeki staj sorumlusu ile görüşün ve alacağınız bilgiler doğrultusunda stajınızın içeriğini belirleyin. Belgenin hareketlilik başlamadan önce doldurulması gereken kısmını (BEFORE THE MOBILITY) olabildiğince ayrıntılı olarak hazırladıktan sonra, size ayrılan bölümü imzalayın, bölüm koordinatörünüze imzalatın ve Erasmus Ofisi’ne getirerek damgalatın. Bu şekilde BEFORE THE MOBILITY kısmı tamamlanmış staj sözleşmesinin onaylanmak üzere gideceğiniz kurumdaki yetkiliye e-posta ile iletilmesi ve hareketliliğiniz başlamadan önce yine e-posta ile size geri gönderilmesi gerekir. Staj sözleşmesinin orijinalini giderken yanınızda götürün ve yukarıda sözü edilen onay işlemi hareketliliğiniz başlamadan önce yapılmadıysa, gittiğiniz üniversitenin Erasmus Ofisine mutlaka onaylatın.

Gitmeden önce yaptığınız staj programı, gittikten sonra çeşitli nedenlerle değişikliğe uğrayabilir. Bu değişiklikleri işlemeniz için de bir kısım ayrılmıştır (DURING THE MOBILITY). Programınız kesinleştikten ve staj sözleşmesinin bu ikinci kısmı gerektiği gibi doldurulduktan sonra, e-posta ile Galatasaray Üniversitesi Erasmus Ofisi’ne gönderebilirsiniz. Belgenin orijinalini hareketliliğinizin sonuna kadar özenle saklamalı ve dönerken buradaki dosyanıza konmak üzere yanınızda getirmelisiniz.

HİBE SÖZLEŞMESİ:

Bu belge hibenizin ödenmesi için Galatasaray Üniversitesi ile imzalamanız gereken sözleşmedir. Sözleşmeyi doldurmadan önce, Ziraat Bankası Ortaköy Şubesi’nde kendi adınıza bir Avro hesabı açmalısınız. Daha sonra kimlik ve banka bilgilerinizi sözleşmede belirtilen yerlere yazarak Erasmus Ofisi’ne gelmeli ve hareketliliğiniz başlamadan önce Erasmus Ofisi ile birlikte sözleşmeyi doldurup imzalamalısınız. Bu sözleşmede değişiklik yapılmasını gerektirecek durumların ortaya çıkması halinde (hareketliliğinizin uzaması, staj takviminizde değişiklik, vb.) ek sözleşme yapılacaktır. Bu olmadan hibe ödemesinin gerçekleştirilmesi mümkün değildir, unutmayın !

Bu iki belge dışında, Erasmus hareketliliğinizin geçerli sayılması için yanınızda götürmeniz gereken üçüncü bir belge daha var :

KATILIM SERTİFİKASI

Katılım Sertifikası üç bölümden oluşur. Birinci bölüme kimlik bilgilerinizi ve hareketliliği gerçekleştireceğiniz kurumun bilgilerini yazmanız gerekir. İkinci bölüm hareketliliğinizin başladığını belgeler. Staj hareketliliğini gerçekleştirdiğiniz kuruma gider gitmez, Katılım Sertifikasının ikinci bölümünü (Arrivée / Arrival) sorumlu kişiye imzalatarak damgalatın ve belgenin bir kopyasını e-posta ile Galatasaray Üniversitesi Erasmus Ofisi’ne gönderin. Bu işlem gerçekleşmeden hibe ödemeniz yapılmayacaktır. Belgenin son bölümü ise (Départ / Departure) hareketliliğinizin son bulduğunu belgeler. Staj hareketliliğini gerçekleştirdiğiniz kurumdan ayrılmadan önce yine sorumlu kişiye belgenin son bölümünü imzalatıp damgalatmayı unutmayın. Belgenin orijinalini yanınızda getirmeli ve Galatasaray Üniversitesi Erasmus Ofisi’ndeki dosyanıza eklenmek üzere teslim etmelisiniz. Bu belge eksik olduğu takdirde, Erasmus hareketliliğiniz geçersiz sayılacaktır. Katılım sertifikasını da öğrenim hareketliliği mönüsünden Belgeler ve formlar bağlantısına giderek indirebilirsiniz.

OLS (Online Linguistic Support) Dil Desteği Sınavı

Erasmus+ programıyla birlikte gelen yeniliklerden bir tanesi de, öğrenim hareketliliği başlamadan önce öğrencilerin gidecekleri üniversitenin öğretim dilinde bir seviye tespit testinden geçmeleridir. Online olarak yapılan bu testin eleyici özelliği yoktur, ancak testin bildirilen tarih aralığında tamamlanması zorunludur. Yerleştirme işlemi tamamlandıktan sonra, Ulusal Ajans tarafından gönderilecek bağlantı ve LİSANS size Erasmus Ofisi tarafından e-posta yoluyla bildirilecek ve testi tamamlamanız istenecek. Aynı şekilde, hareketliliğinizi tamamlayıp döndükten sonra bir seviye tespit testine daha gireceksiniz. Tekrarlayalım : Bu iki testin tamamlanması zorunludur ! Bunun dışında, OLS programı stajı gerçekleştireceğiniz dilde yabancı dil desteği de sağlar. Bu konuda ayrıntılı bilgi için, OLS internet sitesine bakabilirsiniz : http://erasmusplusols.eu/

Erasmus Ofisi’nden teslim alınacak hareketlilik belgeleri

Staj listelerinin kesinleşmesinden sonra, Erasmus Ofisi adınıza bir adet seçilme setifikası ve bir adet burs belgesi düzenler. Bu belgeler hazır olduğunda size e-posta ile bildirilir. İlgili e-postayı aldıktan sonra, Erasmus Ofisi’nden belgelerinizi teslim almalısınız. Bu belgelere gideceğiniz ülke için yapacağınız vize başvurusu ve gideceğiniz üniversiteye kayıt işlemleri sırasında ihtiyaç duyacaksınız. Belgeleri taratarak elektronik ortamda muhafaza etmenizi ve özellikle vize başvuruları sırasında özgün belgeyi kullanmamanızı öneririz.

Vize başvuruları

Her ülkenin vize uygulamaları farklı olduğundan, gideceğiniz ülke belli olduğunda bu ülkenin Türkiye temsilciliğinin internet sitesinden başvuru koşulları ile ilgili bilgi edinin. Çoğu ülke için vize başvuruları en erken seyahat tarihinin başlangıcından 60 gün önce yapılır. Bu nedenle, başvurunuzu çok erken bir tarihte yapmanın faydası olmayacaktır, ancak sakın son dakikaya bırakmayın ! Vize başvurusu için randevu verilmesi, başvurunuzun işleme alınması ve pasaportunuzun geri verilmesi üç haftaya kadar zaman alabilmektedir.

Çoğu AB ülkesi Erasmus öğrencilerine vize uygulamalarında kolaylık sağlamaktadır. Öğrencilik durumunuzu ve Erasmus programı için seçilmiş olduğunuzu gösteren belgeler (staj gerçekleştireceğiniz kurumdan gönderilen kabul belgesi, staj sözleşmesi ve Erasmus ofisimiz tarafından hazırlanan diğer hareketlilik belgeleri) vize başvurunuz için büyük olasılıkla yeterli olacaktır.

4. AŞAMA: ERASMUS HAREKETLİLİĞİ

Dosyalarınızı hazırladınız, staj programınızı belirlediniz, vizenizi ve uçak biletinizi aldınız… Öyleyse, iyi yolculuklar !

Ama yapılacak işler bitmedi. Erasmus hareketliliğinizi geçireceğiniz şehirdeki geçici ya da kalıcı lojmanınıza yerleştikten sonra staj yapacağınız kuruma giderek kendinizi tanıtın, ve belgelerinizi gösterin. Bundan sonra her gün erkenden kalkarak “işe” gideceğiniz kurumla tanışmanın heyecanına kendinizi kaptırmadan önce, katılım sertifikanızı ve staj sözleşmenizi mutlaka imzalatın ve damgalatın. Bu belgeleri tarattıktan sonra e-posta ile Galatasaray Üniversitesi Erasmus Ofisine gönderin. Erasmus ofisimiz bu belgeleri aldıktan sonra hareketliliğinizi resmen başlamış olarak kabul edecek ve hibenizin %80’lik kısmını hesabınıza yatıracaktır.

Evsahibi kurumdaki sorumlu kişi, sizi oturma izni, bireysel sorumluluk ve sağlık sigortası, vb. konularda yönlendirecektir.

Hareketliliğiniz başlamadan hazırladığınız Staj Sözleşmenizde herhangi bir nedenden ötürü değişiklik yapmanız gerekirse, bu değişiklikleri Staj Sözleşmenize işledikten sonra en kısa sürede Erasmus Ofisimize e-posta yoluyla göndermeniz gerekir.

Galiba bitti ! Artık Erasmus staj deneyiminizi doya doya yaşayabilirsiniz. Her gün işe gitme telaşı, toplum taşıma araçları, işler ve güçlerle boğuşurken, misafir olduğunuz ülkeyi tanımaya, kültürünü öğrenmeye, yabancı dil becerilerinizi geliştirmeye ve yeni dostluklar kurmaya zaman ayırmayı da unutmayın !

5. AŞAMA: ERASMUS HAREKETLİLİĞİNİN TAMAMLANMASI

Erasmus maceranızın sonuna yaklaşıyorsunuz. Oradaki arkadaşlarınızla vedalaşıyor, buradaki sevdiklerinize kavuşacağınız için heyecanlanıyorsunuz. Veda etmek ve teşekkür etmek için bir de sizi misafir eden kuruma ve staj sorumlunuzun bürosuna uğruyorsunuz. Uğramışken,

• Katılım sertifikanızın son kısmını (Départ / Departure)
• Staj sözleşmenizin AFTER THE MOBILITY bölümünü

doldurtup imzalatmayı unutmayın ! Bu belgeler dosyanıza girmeden hareketliliğiniz geçerlilik kazanmaz.

Evinize geri dönmenin heyecanını atlattıktan sonra, fazla zaman geçirmeden Galatasaray Üniversitesi Erasmus Ofisine gelmelisiniz. (Bizi de özlediniz, biliyoruz !) Gelirken yanınızda hareketlilik belgelerinizi getirmeyi unutmayın :

• Katılım sertifikası
• Staj sözleşmesi
• Pasaportunuzun giriş ve çıkış damgalarının yer aldığı sayfaların fotokopisi

Erasmus Ofisimiz bunlardan başka bir de elektronik ortamda faaliyet raporu doldurmanızı isteyecek. Bu işlem de tamamlandıktan sonra, en geç 30 gün içinde kalan hibeniz hesaplanacak, ödeme yapılacak. Staj faaliyetiniz otomasyon sistemine işlenecek ve transkriptinizde yer alacak. Erasmus hareketliliğiniz Diploma Ekinize işlenecek.

İşte bu kadar !