Galatasaray Üniversitesi

Galatasaray Üniversitesi’nde istihdam edilmiş olan ders vermekle yükümlü personel, Erasmus+ programı kapsamında programa katılan başka bir ülkedeki bir yükseköğretim kurumunda öğrencilere ders verme ve ders vermeye ilişkin ortaklaşa akademik/eğitsel faaliyetler gerçekleştirme amacıyla hareketlilik faaliyeti gerçekleştirebilir.

Bu sayfayı sizlere Erasmus+ personel ders verme faaliyetinin tüm aşamalarında yardımcı olmak amacıyla hazırladık. Aşağıda bu aşamaların herbiriyle ilgili ayrıntılı bilgiler bulacaksınız. Sayfanın sonuna ise derleyici bir tablo ile başvuru takvimini ve gerekli belgeleri bulabileceğiniz bağlantıları koyduk.

ENGELLİ YA DA ÖZEL İHTİYAÇ SAHİBİ ÖĞRENCİLER VE ÜNİVERSİTE PERSONELİ İÇİN İLAVE HİBELER

Erasmus+ Programı, özel ihtiyaç sahibi kesimin programa katılımını teşvik etmektedir.

Özel ihtiyacı olan kişi, ek finansal destek olmadığı takdirde kişisel fiziksel durumu, zihinsel durumu veya sağlık durumu, projeye/hareketlilik faaliyetine katılmasına izin vermeyen potansiyel katılımcıdır.

Özel ihtiyaç desteğine gereksinim duyan öğrenci ve personele yönelik ek hibe, vb. olanakları öğrenmek üzere üniversitemizin Erasmus Ofisine başvurabilir, erasmus@gsu.edu.tr adresine yazabilirsiniz.

Ayrıntılı bilgi için tıklayınız.

Önce personel ders verme faaliyetinin tanımıyla başlayalım...

Erasmus+ personel ders verme faaliyeti nedir?

Türkiye Ulusal Ajansı, personel ders verme faaliyetini “Türkiye’de ECHE sahibi bir yükseköğretim kurumunda ders vermekle yükümlü olan bir personelin, program ülkelerinden birinde ECHE sahibi bir yükseköğretim kurumunda öğrencilere ders vermesine ve ders vermeye ilişkin olarak karşı kurumla ortaklaşa akademik/eğitsel faaliyetler gerçekleştirmesine imkân sağlayan faaliyet alanı” olarak tanımlıyor. Bu kapsamda üniversitemizin anlaşmalı olduğu yükseköğretim kurumlarına gidebilirsiniz. İkili anlaşmanın mevcut olmadığı hallerde de Erasmus Ofisine başvurarak anlaşma yapılmasını önerebilirsiniz.

Erasmus+ personel ders verme faaliyetine kimler katılabilir?

Üniversitemizde tam ya da yarı zamanlı olarak istihdam edilmiş ve fiilen görev yapmakta olan “ders vermekle yükümlü” tüm akademik personel ders verme hareketliliğinden yararlanabilir. Kadro şartı aranmaz, üniversitemiz ile arasında sözleşme olan personel de faaliyete katılabilir.

Ders verme hereketliliğinde asgarî ve azamî süreler nelerdir?

Personel ders verme hareketliliği için faaliyet süresi seyahat hariç en az 2 iş günü, en fazla 2 ay olarak belirlenmiştir. Bununla birlikte, sınırlı miktarda hibeden olabildiğince çok sayıda personelimizi yararlandırabilmek amacıyla, üniversitemiz gerekli görülmedikçe hareketlilik sürelerinin en fazla 5 iş günü ile sınırlı tutulmasını tercih ediyor. Faaliyetin geçerli bir faaliyet olarak değerlendirilebilmesi için en az 8 ders saati ders verilmesi zorunludur. Faaliyetin 1 haftadan uzun gerçekleştiği durumlarda, verilmesi gereken zorunlu ders saatinin süre ile orantılı olarak artması gerekmektedir. (Örneğin, 1 hafta sürecek bir faaliyette 8 saat ders verilmesi zorunlu olduğundan, 2 hafta sürecek bir faaliyette en az 16 saat ders verilmesi zorunludur.)

Son olarak, personel ders verme hareketliliğinin tam zamanlı bir faaliyet olarak kabul edildiğini ve yalnızca çalışılan günler için hibe ödemesi yapıldığını hatırlatalım. Bu nedenle, ders verme programının gün bazında tasarlanması ve Personel Ders Verme Anlaşmasında ayrıntılarıyla belirtilmesi gerekiyor.

(Ayrıntılı bilgi için, Erasmus+ Yükseköğretimde Öğrenci ve Personel Hareketliliği Yükseköğretim Kurumları İçin El Kitabı ’na bakabilirsiniz.)

1. AŞAMA: BAŞVURU SÜRECİ

Üniversitemizde personel ders verme ve eğitim alma hareketliliği başvuruları için Ocak, Nisan, Temmuz ve Ekim aylarının sonunda çağrı yapılır. Çağrılar internet sitesinde ve üniversitemizin çeşitli ilan panolarında, ayrıca kurumsal e-posta adreslerine gönderilen e-postalar aracılığıyla duyurulur. Erasmus Ofisi personel ders verme ve eğitim alma hareketliliğini tanıtmak için yılda bir kez, Ocak ayı başında bilgilendirme toplantısı düzenler.

Bir çağrı döneminde üniversitemize tahsis edilen hibenin tamamının kullanılması halinde, bir sonraki çağrı yalnızca hibesiz (0 hibeli) hareketlilikler için yapılır. Hibeli hareketlilik kontenjan durumu çağrı metninde ilan edilir.

İlanlar en az 20 gün süreyle askıda tutulur ve personele başvuruda bulunması için bu sürenin sonuna kadar zaman tanınır. Her çağrı döneminde öncelikle çağrıyı izleyen ilk üç ay için ve (varsa) daha sonraki dönemlerde gerçekleştirmeyi planladığınız faaliyetler için başvuru yapabilirsiniz. Son başvuru tarihini izleyen 15 gün içinde değerlendirme yapılır ve sonuçlar tarafınıza bildirilir.

Erasmus+ personel ders verme hareketliliği başvuruları doğrudan Erasmus Ofisine yapılır. Ancak, faaliyet gerçekleştireceğiniz kurumun tespit edilmesi, başvuru dosyanızın hazırlanması, hareketliliğinizin planlanması gibi konularda yardım almak için bölüm/fakülte Erasmus koordinatörlerine başvurabilir ya da Erasmus Kurum Koordinatörü’nden randevu talep edebilirsiniz.

Başvuru koşulları

Erasmus+ personel ders verme hareketliliğinden yararlanmak üzere başvuruda bulunmak için Üniversitemizde tam ya da yarı zamanlı olarak istihdam edilmiş, fiilen görev yapmakta olan ve ders vermekle yükümlü akademik personel olmak yeterlidir.

Başvuru dosyası

Erasmus+ personel ders verme hareketliliği başvuru dosyaları Erasmus Ofisine en geç ilanlarda belirtilen son teslim tarihinde ulaştırılmalıdır. İçinde bulunduğumuz yılın başvuru takvimi için bu bilgilendirme sayfasının en altında yer alan tabloya bakabilirsiniz.

Başvuru dosyalarınızda bulunması gerekenler:

• Başvuru formu
• Varsa hareketlilik gerçekleştireceğiniz kurumdan alınmış davet mektubu

Başvuru formlarınızı elektronik ortamda doldurmanızı ve son halini verdikten sonra temiz bir çıktı almanızı tavsiye ederiz. Hareketlilik tarihleriniz, ders vereceğiniz kurum ve ders verme süreniz başvuru esnasında kesinleşmediyse, tahmini ya da arzu edilen tarih, ülke/şehir ve kurum bilgilerini de yazabilirsiniz.

Hareketlilik gerçekleştirmeyi arzu ediyorsanız, ama kişisel bağlantılarınızla ders verebileceğiniz bir yüksek öğretim kurumu bulamadıysanız, talep etmeniz halinde Erasmus Ofisi size yardımcı olacaktır.

Ofisimizin başvuru aşamasında ve hareketliliğinizin planlanmasında size daha iyi yardımcı olabilmesi için, başvuru süresi sona ermeden önce kurum koordinatörümüzden e-posta yoluyla randevu almanızı tavsiye ederiz.

2.AŞAMA: DEĞERLENDİRME VE EŞLEŞTİRME SÜRECİ

Başvuruların değerlendirmesi, Üniversitemiz Senatosu tarafından tespit edilen ve Rektörlüğümüz tarafından resmi görevlendirme ile görevlendirilen bir komisyon tarafından yapılır. Başvuruyu değerlendiren kişilerin hiçbirinin başvuru sahibiyle kişisel bağlantısı ya da çıkar ilişkisi olmamasına, ayrıca değerlendirme sürecinin şeffaflık ve hakkaniyetli olma ilkelerine uygun şekilde yürütülmesine dikkat edilir.

Senato kararı ile kayıt altına alınan değerlendirme sürecinde kullanılacak kriterler aşağıdaki gibidir:

Puanların eşitliği durumunda:

• Daha önce Erasmus personel hareketliliğinden hiç faydalanmamış personel,
• Son iki Akademik Yıl içerisinde bölümünde personel hareketliliği toplamı bakımından daha az hareketlilik gerçekleşen personel üst sırada yer alır.

Değerlendirme sonuçları şeffaflık ilkesine uygun olarak, değerlendirmeye tabi tutulan alanlardan alınan puanlar ile birlikte, asil ve yedek listeler halinde, son başvuru tarihinden itibaren en geç 15 gün içinde ilan edilir.

3.AŞAMA: HAREKETLİLİĞİN HAZIRLANMASI

Bu aşamada Erasmus Ofisi ile birlikte ya da kendi çabalarınızla gerçekleştirmeniz gereken bir dizi işlem bulunmaktadır. Bu işlemlerin özenle ve doğru şekilde yapılması Erasmus+ personel eğitim alma hareketliliğinizin en iyi şekilde gerçekleşmesi açısından son derece önemlidir.

Erasmus+ personel ders verme hareketliliği dosyasının hazırlanması

Erasmus+ personel ders verme hareketliliği dosyasında, hareketliliğiniz başlamadan önce hazırlamanız gereken iki belge bulunmaktadır. Bu belgelerin hareketlilik başlamadan önce hazırlanması, hareketliliğinizin onaylanması ve hibe ödemelerinin “olmazsa olmaz” koşullarından biridir.

DERS VERME FAALİYETİ İÇİN PERSONEL HAREKETLİLİĞİ ANLAŞMASI:

Bu belgeye Ders Verme Hareketliliği mönüsünden Belgeler ve formlar bağlantısına giderek ulaşabilirsiniz (GSÜ - Erasmus+ Personel Hareketliliği Anlaşması---Ders Verme).

Personel Ders Verme Anlaşması’nda, gerçekleştireceğiniz hareketliliğin genel olarak hangi amaçlara hizmet edeceği, üniversitemizim modernleşme ve uluslararasılaşma stratejilerine nasıl katkıda bulunacağı, kendi profesyonel gelişiminiz ve öğrenciler açısından beklenen kazanım ve etkilerinin neler olacağı belirtilmeli, ayrıca hareketlilik esnasında gerçekleştirmeyi planladığınız ders ya da derslerin planı açıklanmalıdır. Ders planı gün bazında, ders saatleri ve işlenecek konular açıkça belirtilerek ayrıntılı biçimde hazırlanmış olmalıdır.

Bu belgeyi hazırlarken Erasmus ofisinden yardım talep edebilirsiniz.

Ders Verme Anlaşması hazırlandıktan sonra Üniversitemiz Erasmus Ofisi tarafından onaylanır ve hareketliliğiniz başlamadan önce onaylanmak üzere faaliyet gerçekleştireceğiniz kuruma gönderilir.

PERSONEL İLE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMU ARASINDA İMZALANAN HİBE SÖZLEŞMESİ:

Bu belge hibenizin ödenmesi için Galatasaray Üniversitesi ile imzalamanız gereken sözleşmedir. Sözleşmeyi doldurmadan önce, Ziraat Bankası Ortaköy Şubesi’nde kendi adınıza bir Avro hesabı açmalısınız. Daha sonra banka bilgilerinizle birlikte Erasmus Ofisi’ne gelmeli ve hareketliliğiniz başlamadan önce Erasmus Ofisi ile birlikte sözleşmeyi doldurup imzalamalısınız. Bu olmadan hibe ödemesinin gerçekleştirilmesi mümkün değildir.

Bu iki belge dışında, Erasmus hareketliliğinizin geçerli sayılması için yanınızda götürmeniz gereken üçüncü bir belge daha var:

KATILIM SERTİFİKASI

Katılım Sertifikası hareketliliğinizi gerçekleştirdiğiniz kurumun ilgili birimi tarafından hareketliliğin bitiminde doldurulmalı, imzalanmalı ve damgalanmalıdır. Belgenin orijinalini yanınızda getirmeli ve Galatasaray Üniversitesi Erasmus Ofisi’ndeki dosyanıza eklenmek üzere teslim etmelisiniz. Bu belge eksik olduğu takdirde, Erasmus hareketliliğiniz geçersiz sayılacaktır. Katılım sertifikasını da Personel Ders Verme Hareketliliği mönüsünden Belgeler ve formlar bağlantısına giderek indirebilirsiniz.

4.AŞAMA: HİBE ÖDEMELERİ VE HAREKETLİLİĞİN GERÇEKLEŞTİRİLMESİ

Personel hareketliliğinizi gerçekleştirmek için Erasmus hibesinden yararlanabilirsiniz. Ancak, unutmayın : Personele verilen hibe katkı niteliğinde olup, yurtdışında geçirilen döneme ilişkin masrafların tamamını karşılamaya yönelik değildir.

Gidilen Ülkelere Göre Günlük Hibe Miktarları

Personel hareketliliğinden faydalanacak personele verilecek olan gündelik miktarı gidilen ülke ile birlikte gidilen süreye göre aşağıdaki tabloda belirtilen tutarlar dikkate alınarak hesaplanır.

14 günden daha uzun süren personel hareketliliği faaliyetlerinde, 15. ve sonrası günler için yukarıda verilen günlük hibe miktarının %70’i gündelik olarak esas alınır.

Herhangi bir faaliyet içermeyen ya da gerçekleştirilen faaliyetin türüne uygun faaliyet yapıldığı belgelenemeyen günler için hibe ödemesi yapılmaz.

Faaliyet süreleri ve hibeleri, faaliyet başlamadan önce tahminî olarak hesaplanır. Faaliyet sona erdikten sonra gerçekleşen kesin süreler ve hibeler tekrar hesaplanır. Personelin faaliyet süreleri kısmen veya tamamen hibelendirilir veya faaliyet tamamen hibesiz yani “sıfır hibeli” olarak gerçekleştirilebilir.

Hareketliliğiniz başlamadan önce tahminî hibe hesabı üzerinden %70 oranında avans talep edebilirsiniz.

Seyahat Gideri Hesaplamaları

Personel hareketliliği faaliyetinden faydalanan personele ödenecek seyahat gideri miktarı “Mesafe Hesaplayıcı” kullanılarak hesap edilir. Mesafe hesaplayıcısına Personel Ders Verme Hareketliliği mönüsünden ulaşılabilirsiniz.

Seyahat destek hibenizi öğrenmek için, mesafe hesaplayıcısı aracılığı yerleşik olduğunuz yerden, faaliyet yerine kadar olan 2 nokta arasının km değerini tespit etmeli ve aşağıdaki tablo ile karşılaştırmalısınız. Mesafe hesaplayıcıda çıkan kilometrenin aşağıdaki tablodaki hibe karşılığı gidiş-dönüş rakamı olup, söz konusu miktar ikiyle çarpılmaz. Aktarmalı olarak seyahat etmeniz, yukarıda belirtilen mesafe hesaplaması ile varılan mesafeyi etkilemez.

Hareketliliğinizin bitiminden itibaren en geç 30 gün içinde belgelerinizi Erasmus Ofisine teslim etmediğiniz takdirde, toplam hibeniz üzerinden %20 oranında kesinti yapılır.

AB Komisyonu ve Türkiye Ulusal Ajansı’nın belirlediği ulusal öncelikler gereği, daha çok personelin faaliyetlerden faydalanabilmesi için, bir personelin aynı sözleşme dönemi içerisinde, bir kez personel ders verme, bir kez personel eğitim alma hareketliliğinden faydalanması öngörülmüştür. Ancak değişim potansiyelini değerlendirecek başvuru olmaması durumunda aynı personelin, aynı sözleşme dönemi içerisinde birden fazla kez aynı personel hareketliliği faaliyetine katılması mümkün olabilir.

Türkiye’de geçici bir süreliğine ikamet eden katılımcı ülkelerden birinin vatandaşı olan bir personelin hareketlilik faaliyeti ile vatandaşı olduğu ülkeye gitmesi mümkündür; ancak değerlendirme sürecinde bu personele düşük öncelik verilir.

5.AŞAMA: ERASMUS HAREKETLİLİĞİNİN TAMAMLANMASI

Erasmus maceranızın sonuna yaklaşıyorsunuz. Sizi misafir eden kurumun ilgili birimine çalışma gün ve saatleri içinde uğrayıp Katılım sertifikanızı imzalatmayı unutmayın! Bu belge dosyanıza girmeden hareketliliğiniz geçerlilik kazanmaz.

Akademik faaliyetlerinize ve öğrencilerinize kavuşmak için sabırlanıyorsunuzdur, ama döndükten sonra fazla zaman geçirmeden Erasmus Ofisine de uğramayı unutmayın. (Bizi de özlediniz, biliyoruz!) Gelirken yanınızda hareketlilik belgelerinizi getirmelisiniz :

• Katılım sertifikası
• Ders Verme Anlaşması
• Seyahat edilen tarihleri gösteren belgeler (uçuş kartları, otobüs/tren biletleri, pasaport giriş-çıkışları...)

Hareketlilik gerçekleştiren personelimizden öncelikle orijinal ıslak imzalı belgeleri sunmalarını bekliyoruz. Ancak ıslak imzalı belgelerin temin edilemediği durumlarda, gerçek olduğundan emin olunan belgeleri ıslak imzalı olmadan da (fotokopi, pdf ve jpeg gibi elektronik formatlarda) kabul edebiliyoruz.

Yapılacak son bir iş kaldı: PERSONNEL ANKETİ. Ders verme hareketliliğinden yararlanan personelin “Hareketlilik Aracı” kullanılarak çevirim içi AB anketini (EU Survey) doldurmaları istenir. Erasmus Ofisimiz bu konuda da talep etmeniz halinde size memnuniyetle yardımcı olacaktır. Bu işlem de tamamlandıktan sonra, kalan hibeniz hesaplanacak, ödeme yapılacak.

İşte bu kadar!